Ville de Roubaix – La Fabrique

by admin | 27th January 2012

Accès au site La Fabrique, plate-forme Internet des échanges démocratiques roubaisiens.

Présentation du site

Sopinspace a été choisi par la ville de Roubaix afin de mettre en place un espace collaboratif pour l’ensemble des acteurs de la démocratie locale, portant le nom de « Fabrique ». Cet espace a été conçu pour s’adapter librement aux activités des différentes instances participatives – conseils de quartiers, fond de participation des habitants (FPH), associations des comités de quartiers, conseil municipal des jeunes (CMJ), commission extra-municipale des populations immigrées… – leur permettant de mettre en place des commissions thématiques dont l’organisation est autonome. La Fabrique est à la fois un espace commun à l’ensemble des instances participatives locales et un espace partagé où les élus et les services peuvent injecter de l’information et en recevoir. La conception générale du site a visé à un équilibre entre autonomie des participants et cohérence de la plate-forme.

Bien qu’intéressantes, les expériences habituelles d’outils numériques pour les acteurs de la démocratie locale ont souvent souffert de ce que la plate-forme mise en place était une sorte d’addition aux dispositifs (hors ligne) existants. Seule une partie des acteurs s’y sont investi, dans la mesure où la plate-forme ne constituait pas un passage obligé pour les activités principales des instances de participation, ou même ne les enrichissait qu’à la marge. A contrario, la mairie de Roubaix a conçu un projet qui dépasse ces limites en inscrivant l’espace collaboratif dans le cadre des activités de chaque instance de participation : accès à l’information, élaboration de documents, fonctionnement des instances et commissions thématiques (calendrier), remontées d’information du public, soumission à commentaires, évaluation et débat de propositions, interaction avec les élus.

Sopinspace a ainsi mis en œuvre un site web basé sur la plate-forme Drupal, dont la conception graphique a été réalisée par David Briatte.

Une architecture basée sur le travail en groupes

L’activité participative et collaborative sur le site La Fabrique est structurée autour de la notion de groupes de travail. La mise en œuvre de cette architecture s’appuie sur un ensemble de modules Drupal relatifs à la notion de groupe (Organic Group), permettant de créer des espaces réservés à une liste de membres, dont les demandes d’adhésion doivent être approuvées par un modérateur du groupe.

Ainsi, des groupes de travail peuvent être créés à volonté pour chaque instance participative, et au sein d’une même instance selon les besoins (sous-commission d’un conseil de quartier, archives, projet particulier, etc.). La diffusion des documents produits par un groupe de travail peut être publique ou restreinte aux seuls membres du groupe. Sopinspace a développé et publié un module Drupal (OG Access Admins) permettant que ce choix soit laissé aux seuls modérateurs des groupes, et non à n’importe quel membre.

Chaque groupe possède une page d’accueil , un annuaire (sous forme de trombinoscope et de liste des membres) et différents espaces dans lesquels se répartissent les contributions du groupe : un espace collaboratif , pour les documents de travail partagés entre les seuls membres du groupe ; un espace documentaire , pour les documents définitifs internes à ce groupe ; et un espace public , pour les documents accessibles à tout visiteur du site. Les membres d’un groupe peuvent décider d’affecter les documents qu’ils produisent dans l’espace collaboratif ou documentaire du groupe, mais, comme précisé ci-dessus, seul un modérateur du groupe a la permission de placer un document dans l’espace public ou de partager un document entre plusieurs groupes.

Une interface orientée « activités » pour les usagers

Devant la grande diversité des publics et acteurs du site, Sopinspace a adopté le parti pris d’une présentation simple et synoptique des fonctionnalités disponibles, en fournissant à l’utilisateur connecté, selon son rôle et son appartenance à divers groupes, une interface qui rende clairement compte de l’activité des groupes auxquels il appartient et des actions qu’il peut avoir en réponse. L’appropriation de l’outil par ses publics est ainsi encouragée par un effort de simplification des interfaces d’administration et de navigation.

Ainsi les diverses contributions des groupes sont immédiatement identifiables grâce à un code couleur indiquant la zone géographique couverte par le groupe en question (quartiers nord, sud, est, ouest, centre ou l’ensemble de la ville) ainsi qu’un pictogramme représentant la thématique du groupe. Cette double répartition des groupes, géographique et thématique , est reprise dans des menus de navigation entre les différents groupes créés.

La prise en main du site est également facilitée par un menu contextuel et personnalisé offrant à tout membre enregistré un accès direct et immédiat aux différentes fonctionnalités disponibles :

  • les informations le concernant : son profil, ses groupes de travail, la gestion de ses alertes, les documents de ses espaces de documentation et de ses espaces collaboratifs) ;
  • s’il se trouve sur une page relative à un groupe de travail, les informations concernant ce groupe : sa page d’accueil, ses espaces public, documentaire et collaboratif, le trombinoscope des membres du groupe, la possibilité de contacter le ou les modérateurs du groupe ; pour ces derniers, la gestions des adhésions, la possibilité d’envoyer un courriel ou un SMS à tous les membres du groupe ; et selon l’appartenance ou non à ce groupe, la possibilité de demander à le quitter ou le rejoindre ;
  • les divers contenus qu’il peut proposer en fonction des droits dont il dispose : textes, textes à commenter, dates à insérer dans le calendrier, consultation, projets spécifiques à certains groupes (dossier pour le FPH, pour « NaturaROUBAIX »), lettres d’information, page statique ou nouveau groupe de travail ;
  • pour les administrateurs du site : l’inscription d’un nouvel utilisateur, l’interface d’administration de Drupal et celle de l’annuaire LDAP.

En outre, la consultation des contenus du site est agrémentée par la possibilité d’agrandir ou de réduire à tout moment la taille des polices de caractères. L’édition des contenus bénéficie quant à elle d’un éditeur de texte riche permettant sans connaissance technique particulière tant la mise en forme que l’insertion de tableaux, images, sons ou vidéos.

Enfin, l’un des points forts de La Fabrique repose sur le fait que sur l’ensemble du site, l’interface offerte à tous les utilisateurs est identique. Mais les informations présentées, ainsi que les moyens d’intervenir sur ces informations, ne sont disponibles qu’en fonction des permissions accordées à l’utilisateur. Ainsi un visiteur non inscrit ne pourra consulter que les informations publiques, tant sur la page d’accueil du site , que sur celles des groupes de travail ou du calendrier. Alors qu’un membre d’un ou de plusieurs groupes pourra accéder, sur les mêmes pages, aux informations produites par les groupes auxquels il appartient.

Autres fonctionnalités mises en œuvre

Agenda

L’identification selon la thématique et l’origine géographique des groupes de travail est également reprise dans les événements inscrits dans l’agenda du site , grâce à un enrichissement spécifique des modules Drupal Calendar et Date.

De manière standard, plusieurs vues de l’agenda sont offertes : par année, mois, semaine ou jour, ainsi qu’un calendrier présent dans la colonne de droite sur toutes les pages du site. Un export au format iCal est également disponible de manière à intégrer les événements présentés sur La Fabrique dans les logiciels de gestion d’agenda respectant ce standard.

Conformément à la politique ergonomique décrite ci-dessus, l’agenda ne permet, à chaque utilisateur, que de consulter les événements auxquels il a accès en fonction de son rôle et des groupes auxquels il appartient.

Annuaire LDAP

La ville de Roubaix a souhaité que la mise en place de La Fabrique soit l’occasion de déployer un véritable annuaire conforme au standard LDAP. Ainsi, Sopinspace a déployé un tel annuaire basé sur le logiciel libre OpenLDAP, ainsi qu’une interface d’administration web (phpLDAPadmin).

Le schéma de l’annuaire a été enrichi afin d’inclure les informations nécessaires à la gestion des membres du site .

L’inscription et l’authentification des utilisateurs du site est réalisée via cet annuaire LDAP, grâce aux modules LDAP integration et LDAP provisioning. En outre, un module spécifiquement développé par Sopinspace permet la synchronisation des groupes de travail entre le site Drupal et l’annuaire LDAP.

Alertes courriel et SMS

Tout utilisateur enregistré sur La Fabrique a la possibilité de s’abonner à des alertes par email pour toute modification d’un contenu, toute nouvelle contribution ou tout nouveau commentaire. Cette fonctionnalité est réalisée grâce aux modules Notifications, Messaging et Mime Mail.

Un module spécifique a été développé par Sopinspace afin de permettre aux modérateurs d’un groupe d’envoyer des SMS aux membres de ce groupe. Ce module repose sur le service offert par Clever SMS auquel la ville de Roubaix est abonnée (et l’était déjà préalablement à la mise en place de La Fabrique). La configuration de ce module permet une gestion fine par les administrateurs du crédit disponible pour chaque modérateur de groupe . L’envoi de SMS par les modérateurs des groupes est réalisé directement sur La Fabrique, en rédigeant le message et en choisissant les destinataires . Chaque utilisateur a la possibilité de choisir sur son profil s’il accepte ou non de recevoir des SMS.

Élaboration collaborative et soumission aux commentaires de textes

Deux modes de collaboration sur les textes sont disponibles selon le type de contenu. La première solution consiste pour les auteurs d’un texte à l’ouvrir aux commentaires. Cette première modalité d’expression permet les commentaires d’ordre général concernant tout type de contenu. Pour les textes nécessitant que les membres puissent faire des propositions de rédaction, l’utilisation du logiciel Co-ment®, développé par Sopinspace est privilégiée. En annotant le texte, les membres peuvent soit suggérer des modifications sans procéder à l’édition directe du texte soit simplement donner leur appréciation personnelle d’une section précise du contenu .

Sopinspace a développé et publié un module Drupal permettant une intégration complète de Co-ment® dans Drupal : les textes à commenter consistent en un type particulier de contenu Drupal et sont donc créés de manière identique à tout contenu standard. La gestion des utilisateurs est assurée par la plate-forme Drupal – en l’occurrence pour La Fabrique, via un annuaire LDAP — et de manière complètement transparente pour Co-ment®. En outre, les utilisateurs peuvent souscrire à l’envoi d’alertes par email lors de l’ajout d’un nouveau commentaire, grâce à une intégration complète avec le système de notifications de Drupal.

Notation graduée de propositions d’une consultation

Les utilisateurs du site peuvent donner leur degré d’approbation sur un ensemble de propositions relatives à une consultation . Cette évaluation est mise en œuvre grâce au module Drupal Priorities, développé et publié par Sopinspace.

Le rôle essentiel de « La Fabrique »

Après plus d’un an de fonctionnement effectif, l’utilisation de La Fabrique s’avère répondre parfaitement aux attentes et besoins des instances participatives de la ville de Roubaix. Le site s’est avéré constituer un pivot de l’information, facilitant la saisie et la lecture d’information. Des développements complémentaires sont envisagés afin d’approfondir davantage la dématérialisation des échanges entre instances participatives.

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